Le choix d'un destructeur de papier ou d'un autre appareil de bureau ne devrait pas être une décision de vie ou de mort. Cependant, la plupart des nouveaux acheteurs n'ont pas beaucoup d'expérience en la matière, ce qui peut entraîner des complications.
Cela semble assez simple : trouver un appareil correspondant à son budget, l'acheter et se préparer à déchiqueter. Mais ce n'est pas aussi simple que cela. Il y a des facteurs à prendre en compte et certaines machines conviendront mieux à votre entreprise, en fonction de vos besoins spécifiques.
Vous devez connaître les options qui s'offrent à vous. Quelles sont les caractéristiques qui conviennent à ce que vous allez déchiqueter, et comment savoir à l'avance ce qui vous conviendra le mieux ?
Voici huit conseils pour trouver le destructeur de documents idéal pour votre bureau :
Format du papier
Le choix d'un destructeur de papier commence par le format du papier.
Vous devez avoir une idée du format du papier que vous allez détruire le plus souvent. La plupart des bureaux utilisent une déchiqueteuse qui accepte les feuilles de format lettre, pour éliminer les informations privées.
Parfois, cependant, vous aurez besoin de plus. Certains documents fiscaux et fiches de paie sont imprimés sur des feuilles carrées extra-larges. Plier une ou deux de ces feuilles en deux avant de les détruire ne pose pas de problème. Mais lorsque les piles de ces documents atteindront une vingtaine de feuilles, leur taille gênante posera problème.
Évaluez les formats de papier que vous allez déchiqueter. Vous pourrez peut-être économiser de l'argent en achetant un destructeur plus petit, mais le surcroît de travail lié au traitement de papiers trop volumineux n'en vaudra peut-être pas la peine.
Taille de la charge
La taille de la charge va de pair avec la question de la taille du papier.
Si vous déchiquetez de petites rames de papier, une entrée de déchiqueteuse simple et étroite fera l'affaire. Vous n'avez pas besoin de beaucoup si vous détruisez une vingtaine de feuilles par mois.
Mais il est important d'être honnête quant à la quantité de papier que vous allez détruire. Au-delà de quelques feuilles de papier, vous aurez besoin d'une déchiqueteuse capable de traiter une charge moyenne. Assurez-vous de faire vos recherches bien à l'avance et d'acheter un destructeur de documents qui soit à la hauteur de la tâche.
Une bonne règle de base est la suivante :
- Destructeurs de documents personnels pour un seul utilisateur
- Petits destructeurs pour un maximum de cinq utilisateurs
- Les destructeurs de documents de bureau, ensuite, peuvent être utilisés par dix personnes au maximum.
- Pour plus de dix utilisateurs, il est préférable d'opter pour un destructeur commercial.
Type de coupe du destructeur de papier
Lorsqu'il s'agit de choisir un destructeur de papier, l'un des facteurs distinctifs à prendre en compte est le type de coupe.
Si vous pensiez que ces machines se contentaient de découper vos documents en lignes verticales droites, vous vous trompiez. Les machines à coupe en bandes produisent des coupes longues et droites. Les coupes croisées ajoutent de la confidentialité à votre déchiquetage en découpant les bandes en petits morceaux.
Les micro-découpeurs reprennent le concept de la coupe croisée et l'améliorent en coupant le papier en morceaux beaucoup plus petits. En poussant cette idée à la limite, on obtient un déchiquetage de haute sécurité, qui réduit le papier en particules plutôt qu'en morceaux.
Voici les principales coupes disponibles :
Coupe droite (ou coupe en bande)
- Description : Cette méthode coupe le papier en longues bandes droites.
- Sécurité : Elle offre un niveau de sécurité basique, adapté pour les documents généraux sans informations hautement sensibles.
- Utilisation : Idéale pour les environnements de bureau avec des besoins de destruction moins rigoureux.
Coupe croisée (ou coupe en particules)
- Description : Ce type de destructeur coupe le papier horizontalement et verticalement en petites particules.
- Sécurité : Il offre un niveau de sécurité plus élevé que la coupe droite, rendant le reassemblage des documents beaucoup plus difficile.
- Utilisation : Recommandé pour les documents contenant des informations personnelles, financières ou d'autres informations confidentielles.
Micro-coupe
- Description : Semblable à la coupe croisée mais encore plus fine, la micro-coupe détruit le papier en minuscules particules.
- Sécurité : Elle offre un niveau de sécurité très élevé, idéal pour les documents hautement confidentiels.
- Utilisation : Utilisée dans les environnements nécessitant la plus haute sécurité, comme les institutions financières ou les agences gouvernementales.
Coupe des cartes de crédit et CD/DVD
- Description : Certains destructeurs sont spécialement conçus pour couper des cartes de crédit et des disques optiques.
- Sécurité : Adaptée pour détruire des supports physiques contenant potentiellement des informations sensibles.
- Utilisation : Utile pour les entreprises qui doivent détruire non seulement du papier mais aussi d'autres types de supports.
Chaque type de coupe est adapté à des besoins spécifiques en matière de sécurité et de volume de destruction. En choisissant le bon type de destructeur de documents, vous pouvez mieux protéger les informations confidentielles contre les risques de fraude ou de vol d'identité.
La vitesse des déchiqueteuses
Les destructeurs de papier sont des appareils pratiques. Ils sont destinés à vous faire gagner du temps et à vous épargner des efforts, à la maison ou au bureau. Et une grande partie de cette commodité se résume à la vitesse. La plupart des destructeurs modernes ont une durée de fonctionnement spécifique, ce qui signifie qu'ils peuvent fonctionner en permanence pendant une durée prédéterminée. Ensuite, ils doivent refroidir pour que la machine reste opérationnelle.
Ces cycles vont de deux minutes à plus d'une heure, en fonction de la marque et de la taille du broyeur. Renseignez-vous au préalable sur le vôtre afin de ne pas être désagréablement surpris.
Niveau sonore du broyeur de papier
Les destructeurs de papier sont bruyants par nature. Il s'agit d'une boîte remplie de pièces mobiles dont la seule fonction est de couper et de déchiqueter de petites liasses de papier. Quelle que soit la marque choisie, elle produira un certain niveau de bruit.
Si vous êtes prêt à investir un peu plus d'argent, vous avez de bonnes chances de trouver un appareil dont le bruit est contrôlé. Certains destructeurs haut de gamme se targuent de fonctionner sans bruit, et vous pourriez vous en approcher sérieusement.
Pour un appareil plus bas de gamme, vous trouverez sur YouTube des vidéos montrant à quel point de nombreux broyeurs sont bruyants. Utilisez-les pour prendre votre décision avant d'acheter, et vous serez en mesure de trouver le meilleur bruit pour votre argent. Vous pouvez également vous rendre dans un magasin et essayer plusieurs modèles en personne.
Niveaux de sécurité
Les caractéristiques de sécurité peuvent être un facteur important dans le choix d'un destructeur de papier. Si vous avez de jeunes enfants qui pourraient être en danger à proximité d'un destructeur de documents laissé sans surveillance, un peu de sécurité peut faire toute la différence.
La plupart des destructeurs sont équipés de protections de sécurité, qui permettent de maintenir les doigts à l'écart des zones dangereuses. Les destructeurs plus coûteux peuvent utiliser des capteurs laser pour détecter les doigts et arrêter les lames avant qu'elles ne causent des dommages.
Fonctions avancées
Bien entendu, l'achat d'un destructeur de documents ne signifie pas qu'il faille se contenter d'acheter un destructeur de documents. Nombre de ces appareils sont dotés d'une série de fonctions avancées qui complètent et améliorent votre expérience du déchiquetage. En voici quelques-unes :
- déchiquetage des cartes de crédit, pour les plastiques, les trombones et les cartes lourdes
- la technologie anti-blocage pour maintenir le plateau d'alimentation dégagé
- des bacs extractibles, qui sont en fait assez courants.
Économie d'énergie
Les appareils de bureau consomment beaucoup d'énergie, surtout s'ils sont nombreux. Pour de nombreuses personnes, la décision d'acheter un destructeur de papier se résume à la quantité d'énergie qu'il est susceptible de consommer.
80 % de l'énergie consommée par un destructeur de papier provient de son utilisation. Pour une meilleure consommation d'énergie, optez pour un destructeur de documents qui privilégie les économies d'énergie lorsqu'il est utilisé et lorsqu'il est éteint.
Choisir un destructeur de documents : Vous êtes maintenant prêt
Les destructeurs de papier ne sont pas le genre d'appareil que l'on achète plus d'une ou deux fois dans sa vie. C'est pourquoi il peut être facile de se sentir dépassé ou d'avoir l'impression de ne pas avoir suffisamment réfléchi à son achat.
Nous espérons que cette liste pratique de huit conseils pour choisir le bon destructeur de papier pour votre bureau vous apportera toutes les informations dont vous avez besoin.
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